Kalkulation & Akquisition

Mengenermittlung

Für Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse ermitteln wir die benötigten Leistungsgrößen und Mengen. Stehen keine oder unzureichend genaue Pläne zur Verfügung (z.B. bei funktionalen Ausschreibungen) finden wir den Weg zu belastbaren Zahlen über optimierte Schätzungsmethoden wie Projektvergleiche oder unsere selbstentwickelte Kennzahlen-Statistik.

Häufig macht es auch Sinn, die Leistungsverzeichnisse von ausschreibenden Architekten nochmals einem gründlichen Plausibilitätscheck zu unterziehen, um zu prüfen, ob die Zahlen tendenziell zu hoch «aufgerundet» oder unrealistisch knapp angegeben werden. Entsprechend kann daraus eine projektspezifische Kalkulationsstrategie abgeleitet werden. Überhöhe Mengen werden dabei mit einem reduzierten Kalkulationspreis versehen und unterdeklarierte Mengen entsprechend mit einem Aufpreis-Faktor gewichtet, um die Verluste aus den preislich reduzierten Positionen auszugleichen. Diese Methode erhöht die Wahrscheinlichkeit der Auftragsgewinnung erheblich, da sie sich am tatsächlich erwarteten Auftragswert orientiert und nicht an der verzerrten Mengenstruktur der ungenauen Ausschreibung. Eine möglichst genaue Kenntnis der realen Mengen gegenüber den deklarierten LV-Mengen der Ausschreibung ermöglicht auch indirekte Rückschlüsse auf den Umgang mit allfällig versteckten Reserven und somit auf die zugrunde liegende Ausschreibungsstrategie des Architekten sowie evtl. auf den Budget-Hintergrund des Bauprojekts.

Kalkulation

Als langjähriger Kalkulationsverantwortlicher in leitender Position kenne ich das «Handwerk» des Kalkulators im Bereich Baumeister, Umbau und Innenausbau in allen Facetten. Egal, ob NPK-Positionen, BKP, funktionale Ausschreibungen, wir kalkulieren alle Arten von Bauprojekten und Ausschreibungsarten akribisch und professionell. 

Dabei möchte ich Ihr Bewusstsein dafür schärfen, dass «gute» Kalkulation sich nicht auf das reine Berechnen der Baukosten beschränken sollte. Erfolgreiche Kalkulatoren erkennen nicht nur die Lücken, Fehler und Übertreibungen in der Ausschreibung, sie optimieren ihr Angebot, um den Offert-Preis tief zu halten und zugleich den tatsächlich erzielbaren Erlös so hoch wie möglich. 

Doch wie erkennt man Fehler in der Ausschreibung? Und wann beginnt man mit eigenen Mengenermittlungen, um die Mengen der Ausschreibung zu prüfen? Der Zeitaufwand ist erheblich und lohnt sich nicht bei jedem Angebot, das über den Tisch des Kalkulators geht. Hierzu ist es von Vorteil, wenn ein Kalkulator sich über die Jahre eine Statistik seiner kalkulierten Objekte zulegt und wesentliche Parameter der kalkulierten Gebäude festhält. Daraus lassen sich viele wichtige Kennwerte über verschiedene Gebäudearten und Arbeitsgattungen ermitteln, die sich bei zukünftigen Kalkulationen zur schnellen Plausibilisierung griffbereit heranziehen lassen. 

Sind die gesamten Baukosten für eine bestimmte Objektgröße und Komplexität im Erwartungsrahmen? Stimmen die Armierungstonnagen und Betonmengen in Bezug auf das Gebäudevolumen? Sind die Arbeitsgattungen untereinander im richtigen prozentualen Gefüge? Viele Kalkulatoren haben hier eigene Methoden und Arbeitsweisen entwickelt, die sie häufig mit in den Ruhestand oder ins Grab nehmen. Die klassischen Lehrbücher geben dazu keinen Rat. 

Besonders wichtig ist auch das Erkennen von alternativen Methoden, Produkten und Bauverfahren, die dem Bauherrn als Sondervorschläge angeboten werden können und nicht selten hohes Interesse auf der Auftraggeberseite auslösen, da erfahrene Baumeister meist über die entsprechende Expertise verfügen und ihre Optimierungsvorschläge spürbare Einsparungen und Terminvorteile für beide Seiten versprechen. Ein engagierter Baumeister, der sich durch Know-how, gute Ideen und Spezialwissen von seinen Wettbewerbern abhebt, stößt auf dankbare Zuhörer und gewinnt nicht selten den Zuschlag.

Akquisition

In den Verhandlungen und Vergabegesprächen hängt der Erfolg neben dem geschickten Umgang mit Zahlen und preislichen Spekulationen noch ganz wesentlich vom Umgang mit den Menschen ab. Dazu gehört sympathisches und seriöses Auftreten sowie psychologisches Einfühlungsvermögen und die richtige Verhandlungstaktik.

Bei Innenarchitektur- und Ausbauprojekten ist der richtige Umgang mit Präsentationen und der visuellen Gestaltung der angebotenen Lösungen natürlich neben dem Preis ebenfalls entscheidend.

Bei all diesen Themen unterstützen und beraten wir Sie gerne – für eine jederzeit gut gefüllte Auftragspipeline! 

Ausschreibungen

Wir führen Ihre Ausschreibungen (FM, GU und TU) durch, evaluieren den für Sie besten Anbieter, erstellen Marktpreis- und Kostenvergleiche und stellen sicher, dass nach Vertragsabschluss keine endlosen Diskussionen über den Leistungsumfang erforderlich sind. Nutzen Sie unseren Erfahrungsschatz, unser Know-how zu spezifischen Leistungsverzeichnissen sowie öffentlichen Ausschreibungen und unser Wissen über das aktuelle Marktgeschehen zu Ihrem Vorteil.

Abrechnung

Natürlich unterstützen wir Sie auch gerne in Fragen der Abrechnung, stellen Rapporte auf, erstellen Ausmasse (vor Ort oder anhand von Plänen) und rechnen diese für Sie mit Ihrem Auftraggeber ab. Sehr vorteilhaft ist es, wenn die Abrechnung über den Wissens-Background der Kalkulation verfügt und diesen zu ihrem Vorteil nutzen kann. 

Lexikon

Auftragskalkulation

Die Grundlage der Auftragskalkulation ist die Angebotskalkulation als preisliches Angebot zu einer vorliegenden Ausschreibung. Die Angebotskalkulation muss nicht identisch mit der Auftragserteilung sein. Korrekturen sind ggf. vorzunehmen, wenn beispielsweise im Ergebnis der Angebotsprüfung oder einer Auftragsverhandlung möglicherweise Leistungsänderungen wie auch Preisänderungen erforderlich sind. Dann folgt aus der Angebotskalkulation die jene Korrekturen berücksichtigende Auftrags- oder Vertragskalkulation. Sie spiegelt die vertraglich vereinbarten Preise auf Grundlage des erteilten Bauauftrags wider. In der Folge liefert sie dann die Grundlage für die folgenden Formen der Baukalkulation nach Auftragserteilung bzw. Vertragsabschluss wie beispielsweise Arbeitskalkulation, Nachtragskalkulation und ggf. Nachkalkulation. Der Aufbau der Auftragskalkulation entspricht dabei dem Aufbau der Angebotskalkulation. Gemäß dem Inhalt der dafür herangezogenen Kalkulationsansätze kommt sie praktisch einer Urkalkulation gleich.

Arbeitskalkulation

Die Arbeitskalkulation erfolgt nach Auftragserteilung unter Berücksichtigung der konkreten Bedingungen der Arbeitsvorbereitung für die Bauausführung.

Dabei kann sich herausstellen, dass andere als in der Angebotskalkulation angenommene Planungen zweckmäßiger und ggf. wirtschaftlicher sind. Ferner werden auf Grund von Vergaben die Stoffpreise und Nachunternehmerpreise endgültig festgelegt. Diese Kostenänderungen sind in der Arbeitskalkulation zu berücksichtigen.

Das Verfahren der Arbeitskalkulation unterscheidet sich aber nicht grundsätzlich von dem der Angebotskalkulation. Letztere liefert für die Arbeitskalkulation die Ausgangsgrößen, z.B. die Soll-Stunden für die geplanten Leistungsmengen und somit die Grundlage beispielsweise für den Soll-Ist-Stundenvergleich und das Baustellen-Controlling.

Die konkrete inhaltliche Ausformung der Arbeitskalkulation ist von der Zielsetzung abhängig. Das Ziel sollte nicht nur formal in der Bereitstellung von Soll-Daten für eine spätere Nachkalkulation, sondern vielmehr auch darin bestehen,

  • frühzeitig zu Erkenntnissen über das voraussichtliche Baustellenergebnis zu kommen und
  • gleichzeitig die Finanzplanung zu unterstützen

Folglich ist ein früher Zeitpunkt der Bearbeitung unerlässlich, um entsprechende Maßnahmen noch einleiten zu können. Soll die Arbeitskalkulation in diesem Sinne Einfluss nehmen, muss sie möglichst genau den voraussichtlichen Bedingungen der Bauausführung entsprechen. Es sollte nicht der Zweck der Arbeitskalkulation sein, die Ansätze der Angebotskalkulation zu bestätigen.

Für die Angebotskalkulation werden meistens nur vorläufige Planungen angestellt, so z. B. zum Bauablauf, der Baustelleneinrichtung, dem Baugeräteeinsatz usw. Nach Vertragsabschluss hat die Vorbereitung für die Durchführung des Bauvorhabens zu erfolgen.

Gerade in der Arbeitsvorbereitung kommt dem Controlling besondere Bedeutung im Sinne des Findens der kostengünstigsten Lösungen für die Bauausführung im jeweiligen Kontext zu. Decken sich die Kalkulationsansätze der Angebotskalkulation weitestgehend mit dem kostenbestimmenden geplanten Bauablauf, so genügt oft nur eine Anpassung oder Umarbeitung der vorhandenen Vertragskalkulation zur Arbeitskalkulation.

Will man der Arbeitskalkulation darüber hinaus den entsprechenden Sinn geben, so ist relevant

  • die Baustoffpreise und endgültige Mengen nochmals zu prüfen
  • die zum Einsatz kommenden Baugeräte, Schal- und Rüstmaterialien
  • die Nachunternehmerleistungen und abschließenden Preise

Die sich daraus ergebenden Kostenauswirkungen sollten in der Arbeitskalkulation berücksichtigt werden. Damit später eine Analyse nach Einflussfaktoren möglich ist, sollten die Berechnungsformalitäten mit den Abrechnungsmethoden methodisch übereinstimmen («Äpfel mit Äpfeln»).

Für das Baustellen-Controlling stellt die Arbeitskalkulation den Ausgangspunkt dar. Ihr kommen folgende Aufgaben zu:

  • Vorgaben für die Soll-Ist-Vergleichsrechnungsowie für die Kosten- und Leistungskontrolle liefern
  • Grundlage für die Leistungsermittlung und Rechnungslegungen
  • Vorgaben für die Bauleitung zur wirtschaftlichen Bauausführung, für Wirtschaftlichkeitsvergleiche, für den Leistungslohn u.a. liefern.

Deshalb ist es günstig, die Arbeitskalkulation von vornherein so anzulegen, dass sie

  • einerseits das Ergebnis einer Überarbeitung der Angebotskalkulation nach Auftragserteilung mit den dann bekannten (und konkretisierten) Objektbedingungen darstellt
  • andererseits mit dem entsprechendem Differenziertheitsgrad (z. B. durch Entflechtung von Leistungspositionen, speziell bei Komplexpositionen, Bewertung einzelner Materialarten, Großgeräte usw.) angelegt wird.

Außerdem bedarf es der inhaltlichen Abstimmung der Nachkalkulation mit dem Rechnungswesen des Unternehmens, um von vornherein auszuschließen, dass ein Vergleich zu möglichen Ist-Werten praktisch unmöglich oder verfälscht ist.

Methodisch werden Arbeitskalkulationen – wenn überhaupt – unternehmensintern sehr unterschiedlich gestaltet. Grundlage bildet gleichfalls das Leistungsverzeichnis mit den darin enthaltenen Positionsgliederungen. Diese Aufteilung bedarf jedoch einer weiteren Unterteilung in Sonderpositionen und zusätzlich einer Aggregation nach den Anforderungen der Leistungsausführung und der zeitlichen Zuordnung (z. B. nach Monaten in Anlehnung an die Kosten- und Leistungsrechnung).

Dieser Schritt geht einher beispielsweise mit folgenden Schritten:

  • Entflechtung «komplexer» Leistungspositionen (z. B. “Beton einschl. Schalung” im m3 Beton und m2 Schalung),
  • Bereinigung aller Positionen, bei denen zwischenzeitlich Änderungen, Wegfall oder Ergänzungen eingetreten sind
  • Einarbeitung zusätzlich erwirkter Preisnachlässe bei Lieferanten usw.

Mit all diesen Änderungen werden (ausgewählte und maßgebliche) Einzelkosten der Teilleistungen kalkuliert.

Dies geschieht methodisch analog der Angebotskalkulation, aber unbedingt in Abstimmung mit der Kostenrechnung sowie der Nachkalkulation.

Die Gemeinkosten sind – sofern möglich – entweder nachträglich zu kalkulieren und für den internen Kostenvergleich als Einzelkosten abzurechnen und zu analysieren oder ihre Beurteilung ist nicht bzw. nur im Maßstab des Unternehmens möglich, so dass auf eine echte Kalkulation verzichtet werden kann.

In der Arbeitskalkulation sollten nämlich im Gegensatz zur Einheitspreisbildung in der Angebotskalkulation keine Kostenanteile über Zuschläge verrechnet werden. In den Leistungspositionen werden also nur die direkt zuzuordnenden Einzelkosten aufgeführt.

Nach Vorlage dieser Arbeitskalkulation sind in einem nächsten Schritt Vergleiche zum Angebot zu führen, um sicher zu sein, dass die Gewinnerwartungen zutreffen. Daraus und aus anderen Erwägungen (z. B. kostenpsychologische Aspekte) sind ggf. Anpassungen nötig. Neben den bereits beschriebenen Anpassungen vor der Bauausführung können diese auch während der Bauzeit sinnvoll sein.

Dies ist insbesondere der Fall bei

  • genauer Erfassung der Baustelleneinrichtung
  • veränderten Zeitansätzen
  • veränderten Mittellöhnen durch geänderte Kolonnenzusammensetzung, Lohnerhöhungen etc.
  • veränderten und volatilen Materialpreisen frei Baustelle
  • Umwandlung von Eigen- in Subunternehmerleistungen und umgekehrt
  • Nachträgen, Erschwernissen und zusätzliche Leistungen
  • Stornierung von Leistungen usw.