Vertragsmanagement

Gute Bauverträge sind der Schlüssel für einen zielführenden, reibungslosen und konfliktarmen Bauprozess und die erfolgreiche Umsetzung von Projekten.

Neben der ausdrücklichen Beschreibung von Leistungen geht es aber auch häufig um ein Spiel mit zusätzlichen Verantwortungen, Bedingungen und Forderungen, die sich hinter trocken formuliertem Juristen-Kauderwelsch und Lawinen aus Text verstecken. Und leider tritt dabei häufig der kommunikative Sinn von Verträgen in den Hintergrund und der Vorgang gleicht einem Katz- und Mausspiel zwischen den Vertragsparteien. Wer einfach blind unterschreibt, ist der Gegenseite hilflos ausgeliefert.  

Wir unterstützen Sie bei der Verfassung, Gestaltung und Zusammenstellung von Verträgen mit Ihren Unternehmern, aber auch bei der kritischen Analyse und Auseinandersetzung von Verträgen seitens Ihrer Auftraggeber.

Bestehen Sie vehement auf Transparenz und Fairness sowie der angemessenen Berücksichtigung Ihrer Bedingungen und Ihren Rechten als Vertragspartner auf Augenhöhe.

Wir unterstützen diesen Weg gerne mit folgenden Leistungen

Analyse, Extraktion und Bewertung von Vertragsrisiken

Präzisierungen / Spezifikationen als Steuerinstrument des Auftragnehmers

Verhandlungsprotokolle mit Gegenbedingungen

Schriftverkehr

Beratung zur Wahl der geeigneten Vertragsform

Entwicklung von Musterverträgen und begleitenden Dokumenten (wie Terminpläne, Planlieferprogramme, Verantwortungs-Flussdiagramme etc.)

Internationale Bauverträge

Die beiden häufigsten Arten von Bauverträgen auf internationaler Ebene sind EPC “schlüsselfertig” und EPCM.  

Jede dieser Methoden hat Variationen, die je nach Bedarf an das jeweilige Projekt angepasst werden können; Beispiel (EPCC Engineering, Procurement, Construction, and Commissioning), etc.

EPC (Engineering, Procurement and Construction) bedeutet, dass das Unternehmen mit der Erbringung von Ingenieur-, Beschaffungs- und Bauleistungen beauftragt wird (unter Leitung der Konzeptplanung des Eigentümers). Denken Sie an Verträge im Stil von Design & Build (TU, funktionale zieldefinierte Verträge), bei denen das Projekt weitgehend vom Auftragnehmer verwaltet wird und das Kostenrisiko und die Kostenkontrolle auf den Auftragnehmer, nicht auf den Bauherrn ausgerichtet sind. Der EPC-Auftragnehmer hat direkte Verträge mit den Bauunternehmern.

EPCMEngineering, Procurement and Construction Management»): bedeutet, dass das Unternehmen (z.B. Baumanagement- oder Architekturbüro) mit der Erbringung von Planungs-, Beschaffungs- und Baumanagementleistungen beauftragt wird; im Sinne des klassischen Architekten-Dienstleistungsmodells, jedoch ohne die typische Normierung durch HOAI oder SIA. Die Ausführende Unternehmen werden vom Bauherrn direkt mit der Erbringung von Bauleistungen beauftragt und werden in der Regel vom EPCM-Auftragnehmer im Namen des Bauherrn gemanagt. Das Architektur- oder Ingenieurbüro wird international häufig als Engineer referenziert. Das Projekt wird somit weitgehend vom Bauherrn bzw. in dessen Namen gesteuert, die Kosten- und Terminrisiken sowie die Kostenkontrolle liegen somit letztlich beim Bauherrn.

FIDIC-Musterverträge

  • Vertragsbedingungen für Bauleistungen für Bau- und Ingenieurleistungen, die vom Auftraggeber geplant werden, “Rotes Buch
  • Vertragsbedingungen für Anlagen und Design-Build für elektrische und mechanische Anlagen sowie für Bau- und Ingenieurleistungen, die vom Auftragnehmer geplant werden, “Gelbes Buch
  • Vertragsbedingungen für EPC/Turnkey-Projekte, “Silver Book
  • Kurze Vertragsform, “Grünes Buch
  • Bauherren-/Beratervertrag, “Weißbuch

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.

Eine weitere Definition lautet wie folgt:
Vertragsmanagement umfasst alle die Tätigkeiten im Rahmen des weiter gefassten Begriffs des Projektmanagements, die sich mit der Formulierung, Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.

Systematik / Teilgebiete
Vertragscontrolling
Vertragsverwaltung (Vertragsausführungsverantwortung)
Vertragsarchivierung

Hintergrund

Vertragsmanagement (Vertragsverantwortung) wird in der Praxis häufig als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine globale und komplexe Unternehmensaufgabe dar. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass fast alle Abteilungen in einem Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette von diesem Thema betroffen sind, d.h. jede Abteilung hat ihre fachspezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement , z. B.:

  • Einkauf: Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Lieferanten, Maklern und Partnern
  • Vertrieb: Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Kunden
  • Rechtsabteilung: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (wie z. B. Sarbanes Oxley Act oder Basel II) sowie gesellschaftsrechtlicher Vorschriften (z. B. Einhaltung von Firmenrichtlinien) im Vertragswesen
  • Controlling: aktive Risikobewertung in Anlehnung an existierende Vertragsverhältnisse
  • Revision: Verbesserung der Audit-Fähigkeit über existierende Verträge, sowie Transparenz aller Vertragsprozesse
  • Geschäftsführung: Aufbau und Optimierung interner Kontrollsysteme (IKS) sowie Kostenreduzierungen auf Basis reduzierter und kalkulierbarer Vertragsrisiken.

Allgemeine Risiken, welche sich bei mangelndem Vertragsmanagement ergeben, sind u. a.:

  • Nichteinhalten der gesetzlichen Vorschriften
  • Ungleicher Informationsstand/fehlende Aktualität
  • Schwieriges Auffinden von Verträgen
  • Inhaltliche Risiken von Verträgen
  • Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen
  • Versäumnis von Fristen, Vertragsoptionen etc.
  • Mangelhafter Bearbeitungsprozess
  • Nicht immer transparenter Genehmigungs-/Freigabeprozess
  • Hohe Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling
  • Bilanz- und Revisionssicherheit (siehe auch interne Revision).

Teilgebiete des Vertragsmanagements

Die Teilgebiete des Vertragsmanagements zur Vorbeugung gegen oben genannte Risiken können im Allgemeinen wie folgt zusammengefasst werden:

Vertragscontrolling
Das Vertragscontrolling, als ein wesentlicher Bestandteil des Vertragsmanagements, beschäftigt sich in erster Linie mit der aktiven Risikobewertung im Vertragswesen und soll hier im Rahmen der Fragestellung zu Bauprojekten nicht weiter behandelt werden. 

Vertragsverwaltung (Vertragsausführungsverantwortung)
Die Vertragsverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Vertragsmanagements zur Optimierung des Vertragswesens. Die Grundlage der Vertragsverwaltung bildet unter anderem die Erzeugung von ertragsrelevanten Informationen (Metadaten zu Verträgen und Vertragsparteien). 

Im Mittelpunkt hierbei steht natürlich auch die Strukturierung dieser Informationen. Die Optimierung im Vertragswesen setzt jedoch neben den erwähnten Aspekten auch das Abbilden der relevanten Vertragsprozesse voraus. Diese Prozesse können im Allgemeinen wie folgt definiert werden:

  • Vergleich und Bearbeitung von Angeboten (Basis für Vertragsentwürfe)
  • Vertragserstellung und -verhandlungen
  • Vertrags- /Dokumentenprüfungen sowie Vertragsstrukturen
  • Genehmigungsprozesse (wie z. B. Unterschriften)
  • Vertragserfüllung (in Anlehnung an die Vertragsbedingungen)
  • Vertragscontrolling
  • Überblick über die wichtigsten Vertragsbestandteile (Kündigungsfrist, Leistungsumfang, Abrechnung etc.).
  • Überwachung von Fristen, insbesondere Kündigungstermine und -fristen
  • Vertragsarchivierung
  • Automatisierte Rechnungsstellung – z. B. in Form von wiederkehrenden Rechnungen

Vertragsarchivierung

Vertragsarchivierung ist neben der Vertragsverwaltung und dem -controlling ein Hauptbestandteil des Vertragsmanagements. Im Mittelpunkt steht hierbei die unveränderbare, langfristige und revisionssichere Archivierung von geschäftlich bzw. rechtlich relevanten Dokumenten (bspw. Vertragstext, Vertragsentwürfe, Bilder, Protokolle und AGB) in elektronischer Form (elektronische Archivierung). Neben der Vertragsverwaltung und -controlling zielt die Vertragsarchivierung ebenfalls auf die Optimierung des Vertragswesens ab.

Im Vertragswesen kommt es in der Praxis zu einer enormen Informationsflut (bspw. durch E-Mails mit wichtigen Anmerkungen zu den Verträgen, Briefe, Nachträge, verschiedene Vertragsversionen, Verweise auf andere Dokumente usw.). 

Die Zielsetzung ist es hierbei all diese Informationen zu erfassen und zentral zu archivieren (zentrale Datenbank) und diese auch für die Vertragsverwaltung und -controlling zur Verfügung zu stellen.

Zusammenfassung

Ein aktives Vertragsmanagement sollte alle drei genannten Teilgebiete abdecken, mit der Zielsetzung die Effizienz des betriebswirtschaftlichen Handels eines Unternehmens zu erhöhen. Anzumerken ist hierbei, dass die Eckdaten eines Vertrags im Arbeitsalltag oftmals für solche Zielsetzungen nicht ausreichen. So benötigt man im Rahmen eines optimalen Vertragsmanagements – vor allem bei Verhandlungen – zumindest eine Übersicht über die wichtigsten Vertragsdaten sowie die Möglichkeit auf alle Vertragsdetails zugreifen zu können. Vertragsrelevante Dokumente sind jedoch ohne eine Vertragsmanagement-Software nur in Akten vorhanden. Zusätzlich erschweren unterschiedliche und unübersichtliche Verantwortlichkeiten das Auffinden dieser Dokumente und Daten.